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【常识】Outlook Express使用大全设置篇  

2010-11-25 13:07:19|  分类: PC常识 |  标签: |举报 |字号 订阅

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很多朋友使用IE软件包中的Outlook Express(以下简称OE)来收发电子邮件,收发邮件用它是非常非常便利的。对初学者来说,根据提示或向导的确很容易使用这个软件,但对一些想深入了解它和高效使用它的用户来说,向导和在线帮助却又显得有点力不从心。由于没有掌握其中的一些技巧和方法,就经常遇到这样或者那样的问题搞不懂,于是具体操作时走了不少弯路。

为了能使大家在使用OE时更方便快捷一点,笔者将自己平时积攒的一些经验拿出来与大家分享,与大家交流。

1.基本设置

现在我们来设置OutlookExpress。打开OutlookExpress,在“工具”菜单上,单击“选项”:

①.选择“常规”选项卡,这是OutlookExpress的常规设置,我们选中“每隔X分钟检查一次新邮件”复选框,然后设定好时间间隔用于指定OutlookExpress检查新邮件的间隔时间。选中该复选框后,每次启动OutlookExpress时将同时检查新邮件,如果你想立即检查新邮件,可以单击工具栏上的“发送和接收”按钮,同时发件箱中的所有邮件都将被发送出去。

②.选择“发送”选项卡,设定好邮件和新闻的发送格式,一般选HTML格式,并选中“立即发送邮件”复选框。

③.选择“阅读”选项卡进行邮件阅读设置和邮件字体设置。

④.“安全”选项卡允许我们对邮件的安全性进行设置,如果你要更改Internet区域(这是你的电子邮件所在的区域)的安全级,可点击“设置”按钮,要将单个的Web站点添加到“受限制的站点”区域(在该区域可以为单个站点设置严格的安全级),可单击“区域”列表中的“受限制的站点区域”,然后单击“添加站点”。如果你担心别人假冒你的电子邮件,那么你可以设置自己的数字签名。数字签名是您的电子身份卡,它可使收件人相信邮件是您发送的,并且未被伪造或篡改。你得先点击“安全”选项卡上的“获取数字标识”来获取它,然后选中“从以下地点发送安全邮件时使用数字标识”复选框,再单击“数字标识”按钮并选定希望该帐号使用的数字标识。

以上选项设定完毕,我们还要添加Internet帐号,当然你先得从Internet服务提供商(ISP)那里得到如下信息:邮件服务器名、帐号名和密码以及接收和发送邮件的服务器名;对于要添加新闻阅读则须知道要连接的新闻服务器名、帐号名和密码(如果需要的话)。如果要添加邮件帐号:

①.打开“工具”菜单,点中“帐号”,单击“添加”,选择“邮件”,在弹出的“姓名”窗口中填入你的大名,并单击“下一步”,

②.在“电子邮件地址”中填入形如john@163.net这样的邮件地址,并单击“下一步”,

③.在“邮件接收服务器”和“发送邮件服务器”中分别填入你的ISP接收(POP3或IMAP)和发送(SMTP)邮件服务器的地址,并单击“下一步”,

④.在“POP帐号名”和“密码”中分别填入你的用户名和密码,并单击“下一步”,

⑤.在“InternetMail帐号名”中填入你的电子邮件帐号,并单击“下一步”,

⑥.选中连入Internet的方式,单击“完成”。

添加新闻帐号的方法与添加邮件帐号基本相同,只是在第3步中需填入新闻服务器(NNTP)地址。现在你已经拥有你自己的帐号了,当然你也可以象这样创建多个帐号。

另外,在OutlookExpress中,如果我们不能完整地记起电子邮件地址,也可以输入部分名称,然后使用“工具”菜单上的“检查名称”命令来搜索匹配的地址。OutlookExpress将首先搜索通讯簿,如果未找到匹配的地址,它将继续搜索我们设置的用于检查电子邮件地址的目录服务。

下面就讲一下设置目录服务的方法:

在OutlookExpress或通讯簿中,单击“工具”菜单,然后单击“帐号”,选定目录服务,或者在OutlookExpress中,单击“目录服务”选项卡,然后单击“属性”,在“常规”选项卡,选中“发送邮件时根据该服务器检查名称”复选框即可。如果你想脱机阅读新闻组,可以设置OutlookExpress从预订的新闻组下载邮件或标题,这样你就可以在闲暇时脱机阅读了。首先在文件夹列表中,选择新闻组,在“文件”菜单上,单击“属性”,然后在“下载”选项卡上,选中“下载该新闻组时检索以下条目”复选框,再单击所需的选项即可。

2.提高效率,定义自己的工具栏

在OutlookExpress默认的工具栏中,只有“新邮件”、“发送/接收”、“通讯簿”和“查找”这四个按钮。实际上,还有大部分按钮并未显示出来。你应该根据自己的需要来添加一些按钮,提高收发电子邮件的效率。

点击“查看”→“布局”,然后在“窗口布局”的窗口中选择“自定义工具栏”,就能进入工具栏的设置面板,当然你也可以直接从工具栏上空白处用右键菜单直接进入这个面板。

在OutlookExpress中,允许用户设置的自定义按钮多达38种,可以满足一切常用操作习惯。你更可以从这里更改快捷图标大小和文本选项方式,让你的快捷工具栏彻底自定义。再将鼠标移到工具栏首竖线右侧按住左键,此时鼠标箭头变成带箭头的十字光标,现在就可以将工具栏移到其它位置。(对“新邮件”、“阅读邮件”窗口都可以作同样的设置)

3.让电脑自动记住邮箱口令

每次接收或发送邮件之前,软件都会要求你输入自己邮箱的口令,并将这个口令传送到你所在的上网公司进行核对,若口令不正确,则不能对邮件进行操作。正常情况下,口令的输入、传送与核对大约要30秒。若让软件记住口令,每次进行邮件操作之前,它会自动进行传送和核对,不要手工操作,可省一定的时间。在OutlookExpress下设置口令记忆方法为:

(1)打开OutlookExpress,选择“工具”菜单,单击“帐号”项目;

(2)单击“邮件”标签,然后选择“帐号”下面的邮箱名称;

(3)单击“属性”按钮,选择“服务器”标签;

(4)在“密码”后面输入用户的邮箱口令,但显示的是一组星号。选勾“记住密码”,最后单击确定即可。

4.发送文本文件

我们日常收发的邮件,普通的文本邮件完成能够满足需要,没有必要使用HTML邮件,如果没有特殊的图像、表格或按钮等其它原因,应当尽可能发送文本邮件。在OutlookExpress中,设置发送文件邮件的方法为:

(1)单击“工具”菜单上“选择”命令;

(2)单击“选项”标签;

(3)将“邮件发送格式”和“新闻发送格式”中的“纯文本”选中;

(4)单击“确定”按钮。

5.拒绝超大信件

首先点击菜单“工具”,选择“邮件规则”中的“邮件”,然后在“选择规则条件”栏中选择“若邮件长度大于指定的大小”,在“规则说明”栏中会提示输入长度,再在“选择规则操作”中单击“不要从服务器上下载”,最后选择“确定”。

6.在邮件服务器上保留邮件副本

单击“工具”中的“帐号”,选择“邮件”,按“属性”钮,在“高级”下的“在服务器上保留邮件副本”前划√。

7.快速定制列表框

用鼠标右键单击OutlookExpress5邮件列表框中的项目栏,在快捷选单中选“列”,如图表2。打开“列”对话框,选中的项目即可出现在项目栏视图。
       8.自动得到邮件回执

您可以设置OutlookExpress,让外发邮件返回回执。当收件人打开您的邮件时,回执就会自动发出。如果发送的信息非常紧急,或您需要确认对方是否收到了邮件,这一功能就非常有用。方法为:

如果需要的是单个邮件的阅读回执,可在新邮件窗口中单击“工具”菜单,然后选择“要求返回回执”命令;如果需要所有邮件都返回阅读回执,可单击“工具”菜单中的“选项”,然后单击“接收”选项卡,并在其中选中“要求所有已发送邮件返回阅读回执”复选框即可。

9.乱码解决办法

一些功能需要邮件的接收者也使用OutlookExpress,才能正常显示其效果,否则就可能出现乱码。事实上,网友们可能使用不同的电子邮件收发软件,因此,来自各个网友的邮件内容可能包含着看不懂的乱码,例如,如果看到下面这串乱码,你一定看不懂它的意思:

  ~{NRCG7G3#8_PK5XM(V*Dz#,~}

  ~{DzRQ>-PRTK5X;q5C!65gDT1(!76AU_=1#!~}

如果使用OutlookExpress发送邮件时,选用HZ编码,而邮件的接收者使用Eudora来阅读邮件,看到的就是这些乱码。如果对方使用的是OutlookExpress,OutlookExpress通常以发送方所用的语言来显示邮件。但是,有些邮件(特别是来自新闻组的邮件)在标题文件中经常没有足够的信息(或者信息不正确)来显示正确的语言,这时候我们看到的就是满眼的乱码了,虽然我们可以每次手工去调整它的字符编码,但是,如果每次这样,就显得太没有效率了。这时候,我们可以设置阅读邮件的默认语言编码,方法是:

选择菜单“工具/选项/”,在“阅读”选项卡中单击“字体”。在顶部选定一种语言,然后单击“设为默认值”按钮,一般我们设置为简体中文就可以了。

其次,OutlookExpress邮件编辑器是个功能很强的HTML编辑器,你可以编辑五颜六色、各种字体的电子邮件。不过,如果接收方没使用OutlookExpress来接收邮件,可能只看到很难看清楚的HTML源码。解决的方法是,在撰写邮件时,选择“格式”菜单下的“纯文本”选项。

现在你已经知道怎样正确地使用OutlookExpress发送邮件。可是,你的朋友们可能使用不恰当的方式发送邮件给你。这时,如果你使用OutlookExpress,可以打开“查看”菜单点击“语言”选项中的“简体中文(GB2312)”项,或者点击工具栏上“语言”后面的向下箭头,选择“简体中文(GB2312)”功能项,屏幕出现一个对话框,单击“是”按钮,所有邮件主题中含有指定字符集的邮件,应用新的字符集。

如果你使用Eudora之类的软件,可以使用“南极星”之类的软件,自动转换不同的汉字编码。如果还是乱码的话,可将这些编码文本,拷贝到一个文本编辑器中。对于上面那串编码,你将看到下面的内容:

“我们非常高兴地通知您,您已经幸运地获得《电脑报》读者奖!”

如果上述方法不能奏效,那么只好告诉对方正确的发送方式,请对方重新发一份邮件给你。

好了,现在你已经知道乱码产生的原因和解决办法,希望你在发送邮件时也多为他人着想,别让美好的心愿变成一堆乱码。

10.自动添加E-mail地址

OutLookExpress通讯簿可大大提高撰写信件时输入E-mail地址的速度和准确性,为此它提供了E-mail地址自动添加功能。如果你要有选择地进行添加,可在打开收到的邮件后,用鼠标右键单击要添加的发信人名称,然后单击快捷菜单中的“添加到通讯簿”命令即可。如果你要对所有回信的E-mail地址进行添加,可单击OutLookExpress“工具”菜单上的“选项”命令,打开“常规”选项卡,选中其中的“自动将回复邮件时的目标用户添加到通讯簿”项,此后所有通讯簿中没有的E-mail地址均被加到通讯薄。

11.自动添加邮件签名

在OutlookExpress5用以下方法可实现自动签名功能:

(1)启动OutlookExpress后,选择“工具/选项”命令;

(2)在“选项”对话框中,单击“签名”标签;

(3)在“签名”标签中,单击“在所有发出的邮件中添加该签名”前的方框,使之处于选中的状态,以便自动签名功能生效;

(4)在“签名”框中,新建一个签名名称,在下面文本框中键入你想添加的所有个人信息,如姓名、联系地址、电话等;

(5)若希望在回复和转发邮件时同样自动添加签名,则可以单击“不在回复和转发的邮件中添加签名”前的方框,使之处于不选中的状态;

(6)单击“确定”按钮,下次建立新邮件时就会在你的邮件中自动添加上签名了。当然,可以单击“高级”按钮,为你的每个帐号设置一个漂亮的签名。

12.如何快速发送大容量信件?

由于目前的网络传输速度极不稳定,在传输大容量信件时就有可能出现断线问题;另外大多数邮件服务器限制了可发送和接收邮件的大小,通常每封邮件连附件在内,不得超过10MB。这样的话,你如果想发送一封容量大于10M的信件时就会变得比较困难。幸好OE邮件软件具有拆分文件的功能,它可以将大型邮件拆分为几个小容量的部分,发送到有限制的邮件服务器上,接收方会将这些小部分自动重新合并到一个邮件中。具体操作方法是:

(1)运行OE程序,打开其主操作界面,在界面中用鼠标左键单击菜单栏中的“工具"菜单项,并从弹出的下拉菜单中选择“帐号”命令;

(2)邮件程序会打开一个标题为“帐号”的对话框,在该对话框中选择“邮件”标签,再在该标签下单击“属性”按钮;

(3)随后程序又会打开一个标题为“属性”的对话框,在该对话框中再选择“高级”标签,从弹出的标签界面中选中“拆分大于xxKB的邮件”复选框,设定可发送文件的最大值即可,OE程序默认会拆分大于60K的邮件。

13.显示被隐藏的邮件

如果您发现收件箱中的邮件莫名其妙地不见了,别惊慌,它们有可能被隐藏了,选择“查看”中的“当前视图”,把“隐藏已读邮件”改

为“显示所有邮件”,看看结果怎么样。

14.更改邮件的优先级发送高优先级

发邮件时,如果邮件到达收件人的收件箱,则邮件旁边将显示“警告”图标(通常为感叹号),以便提醒收件人该邮件很重要或应该立即阅读。这就需要设置待发邮件的优先级,在新邮件窗口中,单击“工具”菜单,指向“设置优先级”,然后单击优先级选项,即可实现邮件优先级的设置。

15.如何改变邮件的存放位置?

缺省情况下,OE的邮件存放在C:\Windows\ApplicationData下的相关目录中,如果你的C盘快满了,可以把OE存放邮件的目录改到其它盘中。具体方法为:

(1)在OE中,选择“工具”菜单中的“选项”命令,弹出“选项”对话框,选择“维护”选项卡。

(2)单击“存储文件夹”目录,弹出邮件文件夹存储位置窗口。

(3)单击“更改”按钮,弹出“浏览文件夹”对话框,选择要存放邮件的新位置就可以了。连续点击“确定”按钮,邮件存放位置就修改完毕。

16.用邮箱地址簿保存常用电子邮件地址

对于初上网的用户,经常会将电子邮件地址写在笔记本上,到用时再打开一个字符一个字符敲上去,实在是浪费时间浪费金钱。实际上,你可以用“通讯薄”来记忆电子邮件地址。通讯薄具有存储联系人信息的功能,使你能方便地检索联系人信息。在OutlookExpress中,“通讯薄”使用如下:

(1)单击“工具”菜单下的“通讯薄”命令;

(2)在“通讯薄”对话框中,选择“文件”菜单下的“新联系人”可添加新的地址,若要修改已有地址,可从列表中选择一个地址,然后单击“属性”命令进行修改;

(3)添好或改好后单击确定即可。

有了“通讯薄”后,发送邮件的工作大大被简化,发送时只需在“收件人”的左边单击“通讯薄”即可显示电子邮件地址列表,从中选择一个,单击“收件人”按钮即可。

17.拒收“垃圾邮件”

在“工具”菜单栏中选择“邮件规则/邮件”,弹出“新建邮件规则”对话框,该窗口分为四个部分,

①、“规则条件”

②、“规则操作”

③、“规则说明”

       比如经常收到发信地址为“qingzhu@990.net”的垃圾邮件,如果想从今以后不再收到它,可以在“规则条件”栏目中选择“发件人”,并在其中填入上述地址;接着,在“规则操作”中选择“从服务器上删除”;同时可以看到在“规则说明”框内,出现了“如果发件人地址中包含‘qingzhu@990.net',则直接从服务器上删除”的描述,这就达到了目的。

④、你可以为这个规则起一个名称。

18.用ISP电子信箱提高收信速度

免费电子邮箱深受网友们的欢迎,但是,免费邮箱往往访问起来速度很慢。用以下方法可解决此问题:首先进入你的免费电子邮箱,打开

“邮箱配置”→“转发邮件”(绝大多数免费邮箱提供这一功能),将你的ISP提供的邮箱地址填入“转往邮箱地址”栏内,选择“转发邮件生效”即可。当然,此方法的前提是你还拥有一个访问速度较快的、由ISP提供的电子邮箱。

19.使用同一个邮箱发送信件

用户给一个陌生地址回复E-mail,依据的是来信中的发件邮箱地址。在许多情况下,你给不同用户发E-mail时要使用某个特定的邮箱。在多数邮件程序中要想临时改变发件邮箱比较麻烦。如果你使用是OutLookExpress,那就方便多了。你只须运行OutLookExpress“工具”菜单中的“账号”命令,打开“Internet账号”对话框。在“邮件”选项卡中选中你发E-mail时要使用的那个邮箱账号,然后单击对话框中的“设置为默认值”按钮。此后,你发出的所有E-mail均带有这个邮箱的地址。

20.使用不同的邮箱进行发送

OutLookExpress可以使用你拥有的所有邮箱中的任意一个来发E-mail。具体操作方法是:在“新邮件”窗口中撰写信件结束后,打开窗口中的“文件”菜单。如果你成批发送邮件,可单击菜单中的“以后发送方式”命令,弹出提示信息。

如果是立即发送邮件,可单击“工具”菜单中的“发送和接收”命令在子菜单中选中你需要的发件邮箱,则E-mail就立即从这个邮箱发出。

21.标记重要的邮件

如果您每天收到并且处理大量的邮件,有些比较重要而有些不很重要,这时您可以使用OutlookExpress提供的标记邮件功能将重要的邮件做出标记,以利于以后查阅。方法是用鼠标单击这封邮件,然后选择菜单中的“邮件”-“标记邮件”,您会发现这个邮件的被加上了一个“小红旗”标志。单击这个小红旗标志您可以移去这个标记。

22.拒绝收取某些信

如果您收到了不想收到的邮件可以先选中这封邮件,再选择菜单中的“邮件”-“阻止发件人”,会提示您今后来自这个发件人的邮件将被禁止接收,并被自动加入到被阻止发件人名单中。同时提示您是否希望立刻将当前文件夹中这个发件人的所有邮件都删除。

注意:

阻止发件人只能应用于标准的POP邮件。它不能应用于HTTP邮件(如Hotmail)或IMAP邮件。

若要从“阻止发件人”名单中删除姓名,请单击“工具”菜单,指向“邮件规则”,然后单击“阻止发件人名单”。

23.Internet账号之清理门户

下面,稍有些OutlookExpress使用经验的朋友们,下面请跟我一起回忆——你是怎么将你的邮件账号添加进去的呢?(除了借助第一次使用时出现的向导)哦,哦,是点击工具栏上的“工具”→“账号”,再“添加”→“邮件”……对了,就是这里!难道你对“Internet账号”中的账号不感到疑惑吗?什么新闻组、目录服务,竟然有那么多!我们只添加了自己的邮件账号,不是吗?

原来,Microsoft为了“方便”大家使用,在这里内置了美国人最常用的新闻组账号。但是,又是一个文化差异的问题:究竟有多少中国网民能去接收老美的新闻组呢?反正我用了这个工具一年多,还从未对Microsoft的新闻组有过兴趣。我们在这里不妨清理一下门户,把老美的账号从我们的账号列表中赶出去,只留下你自己添加的邮件或新闻组账号。

再看看清理后的结果……嗯,干净多啦!

24.更改OutlookExpress的标题栏

在HKEY_CURRENT_USER\Identities\{4C44D002-7BCF-11D3-9957-AB53DA238B0C}\Software\Microsoft\OutlookExpress\5.0下新建一字符串值“windowTitle”,输入你想要的名称,如“XXX专用信箱”,效果如前面图1。注:{}中的内容不一定相同。

25.如何才能存取别人寄来的EMAIL里的背景音乐?

OutLookExpress里“工具”→“选项”→“发送”→使用邮件的发送格式回复该邮件把勾取消,“邮件传送格式”选择“纯文字”按确定。开启欲储存背景音乐的那个邮件按“转发”在附件栏可以看到音乐文件(.mid或.wav),点音乐文件选另存为就可以了。在OE6中右击音乐文件,选“打开”  弹出“打开附件警告”窗口。

26.使用快捷键

可以使用快捷键来选择命令和浏览预览窗格及邮件列表。除特别指明外,快捷方式同时适用于邮件和新闻组。

①主窗口、查看邮件窗口和发送邮件窗口 
           打开帮助主题
           F1键
           选定全部邮件
           CTRL+A

②主窗口和查看邮件窗口

   打印所选的邮件
           CTRL+P
          发送和接收邮件
          CTRL+M
          删除邮件
          DEL或CTRL+D
          打开或投递新邮件
          CTRL+N
          打开通讯簿
          CTRL+SHIFT+B
          回复邮件作者
          CTRL+R
          转发邮件
          CTRL+F
          回复所有人
          CTRL+SHIFT+R或CTRL+G(只用于新闻)
         转到收件箱
         CTRL+I
         转到列表中的下一封邮件
         CTRL+>或CTRL+SHIFT+>
         转到列表中的上一封邮件
         CTRL+<或CTRL+SHIFT+<
         查看所选邮件的属性
         ALT+ENTER
         刷新新闻邮件和标题
         F5
         转到下一封未读邮件
         CTRL+U
         转到下一个未读新闻对话
         CTRL+SHIFT+U
         转到文件夹
         CTRL+Y

 ③主窗口  
           打开所选邮件
           CTRL+O或ENTER
           将邮件标记为已读
           CTRL+ENTER或CTRL+Q
           在文件夹列表(如果已打开)、邮件列表、预览窗格和联系人列表(如果已打开)间切换TAB
           将全部新闻邮件标记为已读
           CTRL+SHIFT+A
           转到新闻组
           CTRL+W
           展开新闻对话(显示全部回复)
           左箭头键或加号键(+)
           折叠新闻对话(隐藏邮件)
           右箭头键或减号键(-)
           转到下一个未读新闻组/文件夹
           CTRL+J
           下载新闻以便脱机阅读
           CTRL+SHIFT+M

④邮件窗口—查看或发送
     关闭邮件
          ESC
          查找下一个
          F3
          查找邮件
          CTRL+SHIFT+F
          在“编辑”、“源文件”和“预览”选项卡间切换
          CTRL+TAB

 ⑤邮件窗口—仅在发送窗口中
      检查姓名
           CTRL+K或ALT+K
           检查拼写
           F7
           插入签名
           CTRL+SHIFT+S
           发送(张贴)邮件
           CTRL+ENTER或ALT+S

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